Certificat digital (o electrònic)

L’arribada de la digitalització de les institucions públiques, tals com administracions centrals, autonòmiques o locals… va ser el punt d’inflexió per a començar a introduir als ciutadans en aquesta era digital d’una manera més formal. A partir d’aquest moment, ens podríem identificar davant d’aquestes organitzacions sense haver-hi de comparèixer personalment.
Això ha provocat moltes opinions disperses doncs per una banda, no hem de fer cues ni demanar cites prèvies eternes cosa que és d’agrair que el tràmit no es demori molt més del que hauria. Però per altra banda, ja no hi ha atenció al públic i tot és més fred i solitari. Sobretot per la gent gran aquest punt és un inconvenient elevat.

Però… què és el certificat digital?

El certificat digital és un fitxer informàtic el qual conté les nostres dades personals (nom, DNI i signatura), per tant, és una manera d’identificar a la persona a través d’internet.

Això ens permet gestionar una quantitat innumerable de tràmits, sobretot amb les institucions públiques. Com són, per exemple:

  • Presentació de documents, sol·licituds i declaracions a l’Agència Tributària i consulta posterior del seu estat de tramitació.
  • Recollida, consulta i gestió de les notificacions i requeriments que emeti l’Agència Tributària a l’entitat.
  • Obtenció de certificats tributaris i de Seguretat Social (d’estar al corrent d’obligacions, de situació censal…)
  • Gestió a la Tresoreria de la Seguretat Social d’altes, baixes i incidències del personal contractat.
  • Tràmits al Registre d’Associacions o al Protectorat de Fundacions. Signatura i tramesa de factures electròniques.
  • Gestió de sol·licituds de subvencions i la seva justificació posterior.
  • Gestió i liquidació dels tributs locals.
  • Sol·licitud de permisos d’utilització de la via pública per actes i activitats que hagi de fer l’entitat.
  • Consulta i inscripció en el padró municipal
  • Consulta de multes de circulació
  • Consulta d’assignació de col·legis electorals
  • Signatura electrònica de documents i formularis oficials

Tenint el certificat digital, ens assegurem una autentificació segura de la persona que està accedint a la pàgina, ens dona agilitat en el procés de tràmit, permet, com hem vist abans, accés a molts serveis online i, tal i com estem ara, és una molt bona contribució ambiental, donat que estalviem en el consum de paper. És altament recomanable tenir-ne un!

Tipus de Certificat electrònic (o digital):

Els certificats digitals tenen diferents tipologies, en funció de a qui representen:

  • Certificat de persona física: acredita la identitat de la persona titular, que sempre ha de ser una persona física, és a dir, un/a particular.
  • Certificat de representant:
    • Administrador únic o solidari: la persona jurídica ha d’estar inscrita al Registre Mercantil, i el seu administrador o administradora ha de tenir poders de representació inscrits també en aquest mateix registre. No és habitual a les entitats no lucratives.
    • Representant de persona jurídica: s’expedeix a les persones físiques que representen persones jurídiques. Aquest és el que han de demanar els o les representants legals de les associacions i fundacions.
    • Representant d’entitat sense personalitat jurídica: s’expedeix a les persones físiques que representen un ens sense personalitat jurídica, com ara comunitats de béns o comunitats de propietaris.

Quina diferència hi ha amb el Cl@ve pin?

És cert que Cl@ve és també un mètode d’identificació. Ambdues formes compleixen el propòsit de garantir la identitat en línia. Però existeixen diferències clau en quan al seu ús, funcionalitat i aplicacions. La Cl@ve és un sistema d’identificació que permet als ciutadans accedir als serveis públic en línia oferts per diferents organismes governamentals. El seu objectiu és simplificar i centralitzar l’accés evitant que els usuaris hagin de recordar múltiples contrasenyes per diferents plataformes. El Certificat electrònic, en canvi, és una eina d’identificació i forma digital més robusta. Es tracta d’un arxiu electrònic que s’instal·la a l’ordinador o dispositiu i està vinculat a la seva identitat. Aquests estan emesos per entitats de certificació reconegudes i ofereixen un alt nivell de seguretat.

Diferències clau entre certificat digital i Cl@ve:

  • Nivell de seguretat. El certificat electrònic generalment ofereix un nivell de seguretat més alt degut a la encriptació de clau privada. La Cl@ve ofereix varis nivells de seguretat.
  • Aplicacions. La Cl@ve es centra principalment a l’accés als serveis públics en línia i el certificat digital és més versàtil i es pot utilitzar per firmar documents, accedir a serveis privats, entre altres.
  • Procediment d’obtenció. Obtenir un certificat electrònic requereix d’un procediment més elaborat ja que generalment implica la presència física davant d’una entitat emissora i en canvi Cl@ve es pot obtenir en línia amb major facilitat.
  • Utilització. Cl@ve està dissenyada per simplificar l’accés als serveis públics en línia i en canvi el certificat electrònic ofereix una identificació i firma més versàtils.

En resum, escollir entre un i altre depèn de les necessitats digitals i del nivell de seguretat que un vulgui.

Com puc obtenir el certificat electrònic? És gratuït?

La FNMT (Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre), ens ofereix 4 maneres diferents i gratuïtes d’adquirir-lo. Us deixem els links a les opcions, per si voleu més informació:

No obstant, hi ha empreses que es dediquen a gestionar els certificats digitals de manera més ràpida, entre 24-48h. Aquesta opció té un cost econòmic com qualsevol servei però val a dir que és més còmode donat que no t’has de personar enlloc i fa el tràmit més ràpid.

Altres consideracions a tenir en compte:

  • Tot el procés, des de la sol·licitud fins a la descàrrega, s’ha de fer des del mateix ordinador i usuari. Mentre no finalitzi la tramitació, l’ordinador no es pot formatar, no es poden fer actualitzacions al sistema operatiu (cal deshabilitar l’opció d’actualitzacions automàtiques) i, en alguns casos, caldrà aturar l’antivirus.
  • L’acreditació a les oficines de l’Agència Tributària s’ha de fer sempre demanant cita prèvia. Darrerament, la major part de les oficines tenen molt limitades les cites que ofereixen per a aquest tràmit. Es recomana gestionar la cita amb molta antelació, ja que, en el moment de l’acreditació, el certificat de dades registrals emès pel Registre no pot tenir una data d’expedició superior als 15 dies hàbils previs.
  • El certificat de representant de persona jurídica té una vigència de dos anys. Es podrà utilitzar sempre que no hagi estat revocat prèviament, o que no hagi arribat a la seva data de caducitat.
  • La renovació telemàtica no és possible. Quan el certificat caduqui, s’haurà de fer tot el procés des de l’inici per obtenir-ne un de nou. Cal tenir una certa previsió per no quedar-se durant un temps sense certificat, per tant és recomanable iniciar el procés de renovació una mica abans de la dada de caducitat de l’anterior.
  • És molt convenient, un cop descarregat el certificat, fer-ne una còpia de seguretat, per poder-la utilitzar en d’altres ordinadors, i per si s’espatllés aquell en el qual el tenim instal·lat. Molt recomanable posar una clau de seguretat en el moment de fer l’exportació.

ADVAdvocats